Derek Walker, Prif Weithredwr Canolfan Cydweithredol Cymru, yn amlinellu sut addasodd y sefydliad i gyngor i weithio gartref.

Pan fyddwch chi’n llunio cynllun parhad busnes, y gobaith yw na fydd ei angen arnoch fyth.

See this page in: English

Ond dyna’n union a ddigwyddodd i lawer ohonom o ganlyniad i bandemig Covid-19 ac, yn ffodus, roedd ein cynllun ni wedi cael ei ddiweddaru ym mis Ionawr. Roedd angen cyngor busnes ar frys ar ein cleientiaid mentrau cymdeithasol, ac roedd mwy o alw nag erioed am ein cymorth cynhwysiant digidol, gan fod llawer o bobl yn ei chael hi’n anodd siopa, dod o hyd i wybodaeth, defnyddio gwasanaethau iechyd neu gymdeithasu ar-lein.

Fe weithredon ni’n gyflym.

Ar noson 16 Mawrth, yn syth ar ôl datganiad y Prif Weinidog, fe fynnon ni fod pawb yn gweithio gartref. Gweithiodd ein system raeadru SMS mor dda fel na ddaeth unrhyw un i’w swyddfa y bore dydd Mawrth hwnnw heb ganiatâd penodol. Erbyn i’r Prif Weinidog orchymyn cyfyngiadau symud wythnos yn ddiweddarach, roedden ni i gyd wedi bod yn gweithio o bell am sawl diwrnod.

Rhoddwyd systemau ar waith dros nos i gytuno ar dreuliau ac anfonebau yn electronig, heb gopïau caled na llofnodion â llaw. Roedd ein hasiantaeth cymorth TG allanol wrth law i roi cyngor a sicrhau na fyddai ein systemau’n methu, ac roedd ein cynllun parhad busnes yn cynnwys esboniad ynghylch sut i gyfeirio ffôn y dderbynfa o bell.

Fe ganfuon ni’n gyflym nad oedd llawer o gydweithwyr yn gallu gweithio’n effeithiol ar eu gliniaduron bach.

Mae’r rhain yn iawn am gyfnod byr neu pan fyddwch chi’n cysylltu â gweithfan yn y swyddfa, ond nid pan fyddwch chi’n gwargrymu dros fwrdd y gegin am oriau ar y tro. Felly, fe gynigion ni fonitor, bysellfwrdd a llygoden ar wahân i bawb, gan wneud gwahaniaeth mawr i lawer o gydweithwyr.

Fe fuddsoddon ni mewn cyfleusterau fideogynadledda newydd rai blynyddoedd yn ôl ac roedden ni’n ystyried defnyddio Microsoft Teams.

Ond doedden ni ddim wedi gwneud y penderfyniad hwnnw eto, oherwydd roedden ni eisiau pwyso a mesur yr opsiynau a threfnu rhaglen hyfforddi lawn. Fodd bynnag, doedd dim amser bellach i drafod ac anwadalu, felly fe aethon ni ati. Fel gweddill y wlad, rydyn ni bellach yn defnyddio amrywiaeth o lwyfannau fideogynadledda yn eithaf didrafferth a heb unrhyw hyfforddiant ffurfiol.

Yr hyn nad oedden ni wedi’i ystyried yn iawn, fodd bynnag, oedd unrhyw fater diogelwch data posibl o ganlyniad i ddefnyddio gwahanol systemau fideogynadledda. Er enghraifft, mae nifer gynyddol o gwmnïau yn dweud wrth eu staff am osgoi Zoom oherwydd pryderon diogelwch, ac eto dyna’r llwyfan a ddefnyddir gan lawer o’n cleientiaid, partneriaid a rhanddeiliaid. Roedd yr angen i gadw sianeli cyfathrebu ar agor yn hollbwysig, felly fe dderbynion ni’r sefyllfa, gan ddefnyddio pa lwyfannau bynnag oedd yn ofynnol mewn amgylchiadau penodol.

Ychydig wythnosau’n ddiweddarach ac rydyn ni’n dal i fyny.

Rydyn ni bellach yn ystyried cwestiynau fel: Sut gallwn ni reoli ein seiberddiogelwch pan fydd y systemau a ddefnyddir gan ein sefydliad ni yn wahanol i’r rhai a ddefnyddir gan gleientiaid a rhanddeiliaid ehangach? A yw’r un materion diogelwch yn berthnasol i bob system? A allwn ni warchod ein cydweithwyr a’r sefydliad trwy ddarparu canllawiau ar sut i ddefnyddio’r systemau hyn a beth i’w rannu?

Mae’r cyfyngiadau hyn ar symud yn anodd ac yn gwneud i bobl deimlo’n ddigalon. Ond un peth da yw’r ffordd eofn y mae llawer o sefydliadau wedi gweithredu a’r ffordd y mae pobl yn dod trwyddi gyda’i gilydd. Mae Llywodraeth Cymru a chyllidwyr eraill wedi bod yn gefnogol iawn o’r angen i ni weithio’n wahanol yn yr amgylchiadau eithriadol hyn. Mae fy nghydweithwyr wedi gweithredu’n gyflym i ymateb i anghenion ein cleientiaid, ni waeth beth oedd wedi’i nodi mewn cynlluniau prosiect, ac mae ein cyllidwyr wedi bod yn fodlon cytuno â’r newidiadau hynny yn ôl-weithredol.

Er y gobeithir bod cyfnod yr argyfwng uniongyrchol yn dod i ben, mae angen i ni bellach baratoi am y tymor hwy. Gallai pethau fynd hyd yn oed yn fwy heriol wrth i ni geisio cynnal llesiant ac iechyd meddwl ein cydweithwyr dros gyfnod anniffiniedig.

Mae un frawddeg yn y canllawiau gan sefydliad yn Seland Newydd yn cyfleu sut rydw i’n teimlo ac yn helpu i daflu goleuni ar y sefyllfa: “dydyn ni ddim yn ‘gweithio gartref’, rydyn ni ‘gartref yn ystod argyfwng yn ceisio gweithio.’”

Derek Walker yw Prif Swyddog Gweithredol Canolfan Cydweithredol Cymru